Aide-mémoire
La visioconférence (sur Zoom, Skype, Teams, Hangouts, etc.) est un moyen formidable pour réunir des personnes qui ne peuvent pas se rencontrer en chair et en os. Nous sommes beaucoup à en faire l’expérience en ces temps de confinement à domicile. Il faut bien veiller cependant à adapter l’organisation et l’animation de telles séances aux particularités de ce moyen de communication. Notre équipe voudrait partager avec vous quelques “trucs et astuces” pour vivre au mieux nos réunions virtuelles à l’ère du Coronavirus.
Voici donc un résumé de ce à quoi l’animateur et le secrétaire d’une séance en visioconférence pourront utilement penser (méthode de la Dynamique Participative)
Avant la séance
- Préparer un ordre du jour épuré, se concentrer sur les points essentiels.
Critère de priorisation : Quels thèmes sont vitaux, stratégiques, et gagneraient à être abordés en intelligence collective ? - Restreindre à l’avance le temps de séance.
Par exemple : votre séance habituelle dure 2 heures ? En visioconférence, limitez-vous à 60’. Annoncez clairement aux participants le temps de la séance. Attention, les réunions en ligne entraînent un niveau plus faible d’énergie ! Prenez conscience que vous ne disposerez que de 70% de l’énergie habituellement présente dans une réunion physique. Faites donc des séances courtes. Au besoin, revoyez-vous un autre jour. - Prévoir une vraie pause au milieu pour les séances qui doivent durer plus que 60’.
Par exemple : Splittez votre séance de 2 heures en 2 x 45’, avec 15 à 30’ de pause au milieu. Durant la pause, les participants coupent le son et la vidéo pour être vraiment tranquilles, sans pour autant techniquement quitter la séance, ceci afin d’assurer une reprise sans problèmes techniques. - Définir l’ordre des tours de table et rendre « visible » la table virtuelle.
Dessiner sur une feuille ou dans un fichier la table de conférence en disposant autour l’ensemble des participants. Cela permet à chacun de savoir quand c’est son tour de parler. Partagez cette image avec les participants en début de séance ou, encore mieux, envoyez-la par email avant. Chacun devra l’avoir sous les yeux en permanence. - Clarifier les règles de fonctionnement de la visioconférence.
Définissez par écrit quelques règles de base et envoyez-les avant la séance aux participants. Quelques exemples de règles :
– mettre son micro sur « silence » s’il y a des bruits dans le lieu d’où l’on participe à la visioconférence ;
– pour demander la parole, utilisez la fonction « chat / converser » du logiciel de visioconférence, ou cliquez sur le bouton I « lever la main » dans la liste des participants (fonctionnalité de Zoom) ;
– clarifiez sous quelles conditions la visioconférence peut être enregistrée ;
– précisez comment rester connectés durant la pause (voir point 3. ci-dessus) ;
– expliquez ce qu’il faut faire quand, pour des raisons techniques, on a définitivement perdu la connexion avec la séance en cours. - Envoyer bien à l’avance l’email d’invitation à la séance.
Dans votre email d’invitation, communiquez le lien et mot de passe nécessaires pour rejoindre la séance, bien sûr, mais ajoutez aussi l’ordre du jour et le timing, le temps de pause, l’ordre des tours de table et les principales règles de fonctionnement de la visioconférence. Ne pas oublier de joindre les dossiers et fiches de proposition sur lesquelles une décision va devoir être prise durant la séance. - Avoir à portée de mains la liste des participants avec leur numéro de téléphone.
Si un participant a des problèmes de connexion durant la séance, vous serez à même de charger l’un des autres participants de la séance à prendre contact avec lui/elle, de sorte que vous puissiez vous concentrer sur l’animation.
Pendant la séance
- 10’ avant le début, ouvrir la séance.
L’animateur ouvre la séance sur son outil de visioconférence, de sorte que les participants puissent se connecter. Au fur et à mesure de leur arrivée, vérifiez si les fonctions micro et vidéo fonctionnent bien chez chacun. Le secrétaire teste avec l’animateur les fonctionnalités de partage d’écran, de dessin et d’écriture (beaucoup d’outils de visioconférence ont une fonction « tableau blanc », bien utile). - Rappeler l’ordre de prise de parole, en affichant l’image avec les noms des participants autour de la table virtuelle.
Assurez-vous que chaque participant a cette image sous les yeux durant la séance. Rappelez aussi la durée de la séance, l’organisation de la pause, etc. (voir les règles de fonctionnement de la visioconférence ci-dessus). Suggérez à chacun d’avoir quelque chose à boire à portée de mains : nos cerveaux ont besoin d’être irrigués tout au long de la réunion, cela va stimuler la concentration et combattre la diminution d’énergie. - Commencer la séance par un tour de table d’inclusion.
Bien plus que durant une séance « normale », en visioconférence, il est important au début d’établir les liens entre les participants et de permettre à chacun de prendre sa place au sein du collectif. Posez à chacun à tour de rôle une question du genre : « Comment vous sentez-vous aujourd’hui ? », « Qu’est-ce que vous avez envie de partager ? », ou « Avec quoi venez-vous aujourd’hui, à cette réunion ? », ou « Qu’avez-vous envie de partager depuis notre dernière rencontre ? », ou « Décrivez en quelques mots l’espace autour de vous, et comment vous vous sentez au début de cette réunion ? », ou encore « Quelle est votre intention pour cette réunion ? ». - Maintenir le rythme de la séance en déroulant les thèmes à l’ordre du jour.
L’enchaînement des points doit être plus rapide que lors d’une séance en présence, pour palier au niveau d’énergie plus bas durant une visioconférence. Evitez les silences, les moments où « il ne se passe rien » (dans le langage radio et télévision, on appelle cela le « Dead air »). Dans une séance physique, les moments de silence sont précieux, mais en visioconférence, les participants quittent alors mentalement la réunion, se désengagent. L’animateur et le secrétaire peuvent se passer le relais pour l’éviter. En visioconférence, imaginez-vous comme dans une émission radio, où il se passe tout le temps quelque chose, au moins auditivement.
Dans la même veine, évitez les longues présentations. Envoyez à l’avance les documents à lire pour la séance. Précisez combien de temps est réservé à la présentation orale. Au besoin, interrompez un présentateur « bavard » pour l’inviter à conclure rapidement.
Changez régulièrement le sens du tour de table. Cela garde en éveil les participants et amène du dynamisme à la séance. - Utiliser la fonction « Partager l’écran » pour visualiser les documents.
Partagez systématiquement à l’écran le document que l’on est en train de discuter, afin de capter l’attention de tous sur ce que nous discutons en ce moment même et le rendre concret. Le secrétaire modifie le document sous les yeux des participants, en y insérant les questions, remarques et objections qui sont formulées au fur et à mesure (ces éléments pourront être effacés plus tard). - Interroger régulièrement les participants.
Les tours de table prévus dans les différents processus décisionnels de la dynamique participative tombent à pic pour garder les participants en éveil en leur permettant de participer activement à la séance. Quand l’attention baisse, faites un « arrêt sur image ». Interrompez les échanges pour prendre la température de la réunion : est-ce que chacun est toujours présent ? est-ce que quelqu’un a des difficultés ? est-ce que nous sommes toujours en train de faire les bonnes choses ensemble ? Adaptez la séance à ce que le collectif est en capacité de produire en ce moment ; au besoin, convenez d’une nouvelle réunion pour terminer les travaux ensemble. - Terminer la réunion par un tour de table d’évaluation.
Chacun donne un bref feedback (quelques mots) sur les résultats obtenus et le processus de la séance. C’est le moment d’auto apprentissage du collectif. Au besoin, ce bref tour de table final peut être complété par email par les participants en dehors de la séance, mais demandez-leur toujours de conclure par quelques mots : cela met un point final clair au temps collectif, après quoi chacun peut à nouveau vaquer à ses affaires.
Après la séance
- Débriefer l’animation.
L’animateur, le secrétaire et le responsable (le « 1er lien » en dynamique participative) se concertent pour faire le bilan de la séance, des processus et techniques d’animation utilisés, des résultats obtenus. Ils conviennent ensemble des adaptations à faire pour s’améliorer : « Que voulons-nous faire autrement la prochaine fois ? ». Si un participant a été en difficulté durant la séance, le contacter en dehors de la visioconférence pour débriefer. - Envoyer le PV (et l’enregistrement s’il a été fait).
Gardez l’essentiel de la réunion dans ce compte rendu : les décisions prises, les plans d’action, le tour de table d’évaluation finale. Mettez le tout rapidement à disposition des participants et des absents. Au besoin, ajoutez un lien vers l’enregistrement de la séance pour les personnes absentes.
Utilisation des processus de dynamique participative L’un des objectifs de la dynamique participative est d’utiliser au mieux le temps du collectif. Les processus de décision de la dynamique participative (en particulier la “décision par consentement”, le “choix par consentement”, ou “l’élection sans candidat”) peuvent être utilisés tels quels sur visioconférence, à la condition de veiller aux recommandations ci-dessus dans la mise en place et l’animation de votre réunion à distance.
Nous vous souhaitons de belles réunions et de bien avancer dans vos activités et projets, grâce à des visioconférences dynamiques et maîtrisées !
Stefan Merckelbach