En dynamique participative, une réunion n’est pas une activité passive, bien au contraire.
La plupart du temps les réunions sont inefficaces.
Les réunions sont des espaces dans lequel tous les acteurs d’une équipe ont l’occasion de communiquer les uns avec les autres. Il est primordial d’utiliser avec parcimonie le temps et l’énergie de chacun, c’est pourquoi la conduite d’une réunion est essentielle !
De nombreuses réunions pourraient être accélérées si avant de commencer nous précisions clairement notre objectif ( information, réflexion, décision)
« Trop de réunions sont mal gérées, au lieu de contribuer au succès de l’organisation, elles rendent les employés moins performants »
La plupart des raisons invoquées sont :
- Il y a trop de réunions
- Les participants ne sont pas préparés en amont
- Certaines personnes monopolisent la parole
- Personne ne s’écoute vraiment
- Les réunions durent trop longtemps
La perte de temps est majeure si les participants répondent à ce qu’ils croient avoir entendu sans vérifier leur compréhension auprès de ceux qui prennent la parole.
L’acronyme du STOP, élaboré par Raj Gill, formateur certifié du CNVC
Pour favoriser l’émergence de l’intelligence collective, centrons nous davantage sur l’écoute que sur l’expression. Stop au déluge de mots
S.T.O.P.
Acronyme Stop qui signifie : « Se Taire Ou Parler ».
Chaque fois qu’un participant se pose la question, Se Taire Ou Parler ? S T O P, on augmente la productivité de la réunion et on gagne du temps !
Se Taire Ou Parler :
Les paroles que je m’apprête à prononcer vont-elles contribuer à la dynamique relationnelle ou visent-elles à convaincre mon interlocuteur que j’ai raison ? Les paroles servent à l’émergence de l’intelligence collective et à contribuer au processus en cours.
Se Taire pOur Prendre le temps :
Prendre le temps, d’écouter l’autre avec une saine curiosité. Pour me permettre de réfléchir et d’enrichir mon point de vue. Cette synergie permet l’émergence du nous et une prise de décision éclairée ( perspective élargie et conscience de l’impact de ma décision).
Se Taire pOur se Parler et clarifier notre demande :
En procédant de la sorte nous soulageons nos collègues de la tâche de deviner les demandes que nous leur adressons.
Se Taire pOur Percevoir ce qui est vivant
Notre corps sait avant notre tête. Prenons le temps d’accueillir toutes les informations et messages envoyés par notre corps pour décider sur base du consentement. Pour consentir, il faut savoir sentir !
Ce thème sera abordé dans le module 4 de la formation en dynamique participative spécialement dédié aux acteurs